Διαδικασία Άσκησης Δικαιωμάτων Πελατών, Συνεργατών και Τρίτων Σύμφωνα με το GDPR

Ο Επαρχιακός Οργανισμός Αυτοδιοίκησης Λεμεσού (ο «Οργανισμός» ή «εμείς») σέβεται την ιδιωτικότητά σας και δεσμεύεται στην προστασία των προσωπικών σας δεδομένων. Ο Οργανισμός είναι νομικό πρόσωπο δημοσίου δικαίου και λειτουργεί δυνάμει του περί Επαρχιακών Οργανισμών Αυτοδιοίκησης Νόμου (Ν.37(Ι)/2022).

Ως «υπεύθυνος επεξεργασίας» των προσωπικών σας δεδομένων, ο Οργανισμός καθορίζει τον σκοπό και τον τρόπο συλλογής και επεξεργασίας των δεδομένων των δημοτών, των καταναλωτών και των προσώπων που υπόκεινται σε τέλη, των ιδιοκτητών, μελετητών και αιτητών στο πλαίσιο αδειοδότησης, των προσφοροδοτών, προμηθευτών και εξωτερικών συνεργατών του, των επισκεπτών των γραφείων και της ιστοσελίδας του, καθώς και κάθε άλλου τρίτου που αλληλεπιδρά ή συναλλάσσεται με τον Οργανισμό με οποιοδήποτε τρόπο, είτε διαδικτυακά είτε δια ζώσης (τα «Υποκείμενα των Δεδομένων» ή «εσείς»).

Η Πολιτική Προστασίας Δεδομένων και Ιδιωτικότητας που διατηρεί ο Οργανισμός επεξηγεί ποιες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων συλλέγουμε, πότε, πώς και γιατί τα επεξεργαζόμαστε και σε ποιους τα διαβιβάζουμε, κατά τη διάρκεια και μετά το τέλος της συναλλακτικής ή συμβατικής μας σχέσης. Οι χρόνοι διατήρησης των δεδομένων σας ορίζονται στην Πολιτική Διατήρησης - Καταστροφής Δεδομένων του Οργανισμού. Τα μέτρα ασφάλειας που εφαρμόζουμε περιγράφονται στην Πολιτική Ασφάλειας Προσωπικών Δεδομένων.

ΣΚΟΠΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

Η παρούσα διαδικασία επεξηγεί πώς μπορεί κάθε ενδιαφερόμενο Υποκείμενο των Δεδομένων να ασκήσει τα δικαιώματά του σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ο «ΓΚΠΔ») και τον περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των Δεδομένων αυτών Νόμο του 2018 (Ν.125(Ι)/2018).

Η παρούσα διαδικασία αφορά τα δικά σας προσωπικά δεδομένα. Η πρόσβαση οποιουδήποτε προσώπου σε πληροφορίες και έγγραφα του δημόσιου τομέα ρυθμίζεται ξεχωριστά από τον περί του Δικαιώματος Πρόσβασης σε Πληροφορίες του Δημόσιου Τομέα Νόμο (Ν.184(Ι)/2017) και δεν καλύπτεται από την παρούσα.

ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΑΣ

Υπό ορισμένες συνθήκες και τηρουμένων των νομικών προϋποθέσεων, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Δικαίωμα Πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία (άρθρο 15 ΓΚΠΔ). Μπορείτε, για παράδειγμα, να λάβετε αντίγραφο των δεδομένων σας που διατηρούμε και να ελέγξετε ότι τα επεξεργαζόμαστε νόμιμα.
• Δικαίωμα Διόρθωσης ανακριβών προσωπικών δεδομένων (άρθρο 16 ΓΚΠΔ). Μπορείτε να ζητήσετε τη διόρθωση ή τη συμπλήρωση ελλιπών ή ανακριβών δεδομένων που διατηρούμε, για παράδειγμα στα στοιχεία επικοινωνίας ή τιμολόγησής σας.
• Δικαίωμα Διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων, γνωστό ως «δικαίωμα στη λήθη» (άρθρο 17 ΓΚΠΔ). Μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή δεδομένων σας όταν δεν υπάρχει πλέον βάσιμος λόγος να συνεχίσουμε να τα επεξεργαζόμαστε. Έχετε επίσης το δικαίωμα να ζητήσετε διαγραφή όταν ασκήσετε το δικαίωμα εναντίωσης (βλέπε πιο κάτω).
• Δικαίωμα Περιορισμού Επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων (άρθρο 18 ΓΚΠΔ). Μπορείτε να ζητήσετε να περιορίσουμε την επεξεργασία, μεταξύ άλλων όταν αμφισβητείτε την ακρίβεια των δεδομένων σας, για όσο διάστημα την επαληθεύουμε.
• Δικαίωμα Φορητότητας (άρθρο 20 ΓΚΠΔ), δηλαδή να λάβετε τα δεδομένα που μας παρείχατε σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο. Το δικαίωμα αυτό ισχύει μόνο όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση ή σύμβαση και γίνεται με αυτοματοποιημένα μέσα. Δεν ισχύει για επεξεργασία που είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας του Οργανισμού.
• Δικαίωμα Εναντίωσης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ) στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων όταν αυτή βασίζεται στην εκπλήρωση καθήκοντος προς το δημόσιο συμφέρον, στην άσκηση δημόσιας εξουσίας ή σε έννομο συμφέρον, εφόσον υπάρχει κάτι ιδιαίτερο στην κατάστασή σας που σας κάνει να θέλετε να αντιταχθείτε στην επεξεργασία. Στην περίπτωση αυτή, εξηγήστε μας τους λόγους που αφορούν την ιδιαίτερη κατάστασή σας.
• Δικαίωμα Ανάκλησης Συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή, όταν η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεσή σας (άρθρο 7(3) ΓΚΠΔ). Για παράδειγμα, μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας για την αποστολή ενημερωτικού υλικού ή για τη χρήση φωτογραφιών σας από εκδηλώσεις του Οργανισμού. Η ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που έγινε πριν από αυτήν.
• Δικαίωμα Υποβολής Παραπόνου προς τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) του Οργανισμού για τη διαχείριση των προσωπικών σας δεδομένων. Έχετε επίσης πάντοτε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην εποπτική αρχή, δηλαδή στην Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Ιάσονος 1, 1082 Λευκωσία, τηλ. 22818456, email: commissioner@dataprotection.gov.cy, www.dataprotection.gov.cy), καθώς και το δικαίωμα δικαστικής προσφυγής.

Σημειώνεται ότι τα πιο πάνω δικαιώματα δεν είναι απόλυτα. Η νομοθεσία προβλέπει προϋποθέσεις και εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, ο Οργανισμός δεν μπορεί να διαγράψει δεδομένα που υποχρεούται από τον νόμο να τηρεί, όπως λογιστικά και φορολογικά στοιχεία, δεδομένα που περιλαμβάνονται σε δημόσια αρχεία μόνιμης τήρησης, όπως τα αρχεία πολεοδομικής και οικοδομικής αδειοδότησης, ή δεδομένα που είναι απαραίτητα για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων. Σε κάθε περίπτωση θα σας εξηγήσουμε τους λόγους της απάντησής μας. Ο Οργανισμός δεν λαμβάνει αποφάσεις που σας αφορούν αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ.

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

Κάθε ενδιαφερόμενο Υποκείμενο των Δεδομένων μπορεί να ασκήσει τα δικαιώματά του συμπληρώνοντας το Έντυπο Άσκησης Δικαιωμάτων Υποκειμένων που ακολουθεί και παραδίδοντάς το:

• δια χειρός ή ταχυδρομικώς στον Οργανισμό (Φραγκλίνου Ρούσβελτ 66-76, Τ.Θ. 50225, 3608 Λεμεσός), ή
• μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) του Οργανισμού στο dpo@eoalemesos.org.cy.

Καθήκοντα ΥΠΔ του Οργανισμού ασκεί η PERICLEOUS MICHAIL LLC, με υπεύθυνο τον κ. Χρίστο Περικλέους (Γρίβα Διγενή 22, 4ος όροφος, 3106 Λεμεσός, τηλ. 25000070, email: dpo@eoalemesos.org.cy).

Εσωτερικό σημείο επαφής για ζητήματα προσωπικών δεδομένων είναι η Συντονίστρια της Σύμβασης Παροχής Υπηρεσιών ΥΠΔ, κα Ελένη Νικολάου (email: eleni.nicolaou@eoalemesos.org.cy, τηλ. 25271000).

Η χρήση του εντύπου συστήνεται γιατί βοηθά στη γρήγορη διεκπεραίωση του αιτήματός σας. Δεν είναι όμως υποχρεωτική. Αίτημα που υποβάλλεται με άλλο τρόπο, για παράδειγμα με απλή επιστολή ή email, είναι εξίσου έγκυρο. Κάθε μέλος του προσωπικού που λαμβάνει αίτημα άσκησης δικαιωμάτων το προωθεί αμέσως, και το αργότερο εντός 2 εργάσιμων ημερών, στον ΥΠΔ.

Θα απαντήσουμε στο αίτημά σας χωρίς καθυστέρηση και το αργότερο εντός 1 (ενός) μηνός από την παραλαβή του. Αν το αίτημα είναι πολύπλοκο ή αν εκκρεμούν πολλά αιτήματα, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά 2 (δύο) επιπλέον μήνες. Στην περίπτωση αυτή θα σας ενημερώσουμε για την παράταση και τους λόγους της εντός του πρώτου μήνα από την παραλαβή του αιτήματος. Αν υποβάλετε το αίτημα ηλεκτρονικά, η απάντηση θα δοθεί ηλεκτρονικά, εκτός αν ζητήσετε διαφορετικά.

Αν ο Οργανισμός δεν μπορεί να ικανοποιήσει το αίτημά σας, εν όλω ή εν μέρει, θα σας ενημερώσουμε το αργότερο εντός 1 (ενός) μηνός από την παραλαβή του για τους λόγους, καθώς και για το δικαίωμά σας να υποβάλετε καταγγελία στην Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και να ασκήσετε δικαστική προσφυγή.

Προσοχή στα δεδομένα που τηρούνται για σύντομο χρονικό διάστημα. Οι καταγραφές του κλειστού κυκλώματος βιντεοπαρακολούθησης (ΚΚΒΠ) διατηρούνται μέχρι 1 μήνα και οι ηχογραφημένες κλήσεις του τηλεφωνικού κέντρου μέχρι 3 μήνες. Αν το αίτημά σας αφορά τέτοια δεδομένα, υποβάλετέ το το συντομότερο δυνατό και αναφέρετε την ημερομηνία, την ώρα και τον χώρο ή τον αριθμό της κλήσης, ώστε να είναι εφικτός ο εντοπισμός τους πριν από τη διαγραφή τους.

Το αντίγραφο των δεδομένων σας δεν πρέπει να επηρεάζει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων. Πριν από τη χορήγηση πρόσβασης ή αντιγράφων, ο Οργανισμός αφαιρεί ή καλύπτει προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων που τυχόν περιέχονται στα έγγραφα ή στις καταγραφές, εκτός αν επιτρέπεται η αποκάλυψή τους.

Όταν γίνει δεκτό αίτημα διόρθωσης, διαγραφής ή περιορισμού, ο Οργανισμός ενημερώνει και τους αποδέκτες στους οποίους είχαν γνωστοποιηθεί τα δεδομένα, εκτός αν αυτό είναι ανέφικτο ή απαιτεί δυσανάλογη προσπάθεια. Αν το ζητήσετε, θα σας ενημερώσουμε για τους αποδέκτες αυτούς.

Ο ΥΠΔ τηρεί αρχείο όλων των αιτημάτων άσκησης δικαιωμάτων και της έκβασής τους, για σκοπούς λογοδοσίας του Οργανισμού.

Χωρίς συνήθως οποιαδήποτε χρέωση

Δεν χρεώνεται οποιοδήποτε ποσό για την άσκηση των δικαιωμάτων σας. Ωστόσο, αν ένα αίτημα είναι προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό, ιδίως λόγω επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα, ο Οργανισμός μπορεί είτε να χρεώσει εύλογο τέλος για τα διοικητικά έξοδα είτε να αρνηθεί να ενεργήσει επί του αιτήματος, εξηγώντας τους λόγους. Εύλογο τέλος για διοικητικά έξοδα μπορεί επίσης να ζητηθεί για επιπλέον αντίγραφα των δεδομένων σας.

ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Σε όλες τις περιπτώσεις ο Οργανισμός ζητά συγκεκριμένες πληροφορίες για την επιβεβαίωση της ταυτότητας του αιτητή, ώστε τα δεδομένα να μην αποκαλυφθούν σε μη δικαιούμενο πρόσωπο. Αν το αίτημα υποβληθεί ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικώς και υπάρχει εύλογη αμφιβολία για την ταυτότητα του αιτητή, μπορεί να ζητηθούν πρόσθετες πληροφορίες ταυτοποίησης, όπως επίδειξη δελτίου ταυτότητας. Αίτημα μέσω εκπροσώπου γίνεται δεκτό μόνο με γραπτή εξουσιοδότηση του Υποκειμένου των Δεδομένων και ταυτοποίηση του εκπροσώπου.

Σε καμία περίπτωση τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγουμε για την επεξεργασία αιτήματος άσκησης δικαιωμάτων δεν αποκαλύπτονται σε πρόσωπο που δεν έχει δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά. Ο χειρισμός των εντύπων και της σχετικής αλληλογραφίας γίνεται σύμφωνα με την Πολιτική Ασφάλειας Προσωπικών Δεδομένων του Οργανισμού. Τυχόν περιστατικό παραβίασης αντιμετωπίζεται σύμφωνα με την Πολιτική Διαχείρισης Περιστατικών Παραβίασης Προσωπικών Δεδομένων.

Ιστορικό Ενημερώσεων

Λήψη Εντύπου Άσκησης Δικαιωμάτων